Jak wybrać bezpieczny system biurowy w dobie RODO?

Na co powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze systemu drukującego do biura?

2018-12-19 14:23:15

Wielofunkcyjne systemy biurowe zyskały popularność zarówno w dużych, jak i mniejszych organizacjach ze względu na swoją uniwersalność oraz odpowiedź na potrzebę skutecznego zarządzania obiegiem dokumentów. Na rynku dostępne są różnorodne rozwiązania i konfiguracje. Jak spośród sporej oferty wybrać to odpowiednie dla naszej firmy? Czy wszystkie gwarantują nam wystarczające bezpieczeństwo ochrony danych osobowych w świetle obowiązujących przepisów RODO? Na co powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze systemu drukującego do biura?

Bezpieczeństwo danych stanowi jeden z najważniejszych filarów zarządzania dokumentacją każdej firmy. Wprowadzenie w życie zasad RODO wymaga od przedsiębiorców właściwego podejścia do obiegu wrażliwych informacji, w tym danych osobowych w firmie. Tymczasem co raz częściej pojawiają się głosy, że brak zabezpieczeń w infrastrukturze druku to poważna kwestia dotycząca bezpieczeństwa danych, również w kontekście nowego RODO. Jak przygotować dokumentację zgodną z wymaganiami RODO? Przygotowanie dokumentacji do zgodności z RODO musi objąć dostosowanie treści dokumentów do sposobu przetwarzania i środków ochrony danych stosowanych w danym przedsiębiorstwie. Unijny regulator pozostawił w rękach przedsiębiorców wdrażających RODO dostosowanie struktury, rodzajów i liczby dokumentów do realnych potrzeb spółki. Zapewnienie skutecznego obiegu pism wiąże się ze szczegółowym zidentyfikowaniem odbiorców poszczególnych dokumentów, co jest standardem w większości organizacji. Nawet gdy proces wdrażania dokumentacji zgodnej z RODO się zakończy, powinna ona być na bieżąco weryfikowana pod względem zmieniającego się otoczenia prawnego i biznesowego oraz udoskonalana w zależności od potrzeb. Należy pamiętać, że pod rządami RODO już nie wystarczy dotychczasowa polityka bezpieczeństwa czy instrukcja zarządzania systemami informatycznymi – niedopasowana do danej organizacji i nieodpowiadająca na ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych przez taką firmę. Ustalenie zaś, jaka powinna być treść takich dokumentów, by były zgodne z RODO, wymaga przeprowadzenia przez administratora danych analiz ryzyka. Dokumentację należy zatem przygotowywać z uwzględnieniem tak zidentyfikowanego i przeanalizowanego ryzyka1. Przyjrzymy się, w jaki sposób wybranie odpowiedniego systemu biurowego może nas przed tymi ryzykami (takimi jak np. kradzież czy wyciek danych) chronić.
Jakość standardów bezpieczeństwa danego systemu biurowego można ocenić m.in. na podstawie tego, jak zabezpieczyć cenne dane na urządzeniu wielofunkcyjnym przed kradzieżą i w jaki sposób odzyskać je z wyjętego dysku twardego. Na przykład bizhub SECURE, rozwiązanie Konica Minolta, pozwala zabezpieczać dane na urządzeniu wielofunkcyjnym oraz chronić jego dysk twardy. Co więcej, bizhub SECURE wyświetla status ustawień zabezpieczeń w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoje dane są całkowicie zabezpieczone.



Jak rozpoznać profesjonalne rozwiązanie dla biur? Na przykładzie bizhub SECURE Konica Minolta

1. ZMIANA HASŁA ADMINISTRATORA

Hakerzy mogą stosunkowo łatwo uzyskać dostęp do urządzeń, jeśli domyślne hasło nigdy nie zostało zmienione. Dbajmy więc o to, aby każde domyślne hasło administratora zostało zmienione na wyjątkowe i bezpieczne, aby zapobiec nieupoważnionemu dostępowi. Dzięki bizhub SECURE zostanie wprowadzone nowe, unikalne i bezpieczne hasło, które będzie nas chronić przed potencjalnymi atakami.

2. SZYFROWANIE DYSKU TWARDEGO

Dokumenty elektroniczne mogą być przechowywane w folderach na dysku twardym. Można je chronić poprzez zaszyfrowanie dysku twardego, co uniemożliwia ich odczytanie, nawet po wyjęciu dysku z urządzenia wielofunkcyjnego.

3. HASŁO NA DYSK TWARDY

W przypadku usunięcia dysku i prób dostępu do niego dane pozostają bezpieczne, ponieważ:
• Dysk twardy urządzenia bizhub można zabezpieczyć hasłem.
• Hasło uniemożliwia odczyt lub dostęp do danych z dysku twardego po jego wyjęciu z urządzenia i zainstalowaniu lub podłączeniu do komputera lub innego urządzenia wielofunkcyjnego.
• Dysk twardy jest „zablokowany” i nie można go uruchomić bez wpisania hasła.
• Nawet w przypadku kradzieży dysku twardego z urządzenia wielofunkcyjnego jego danych nie można odczytać.

4. TYMCZASOWE NADPISYWANIE DANYCH

Dane na dysku twardym mogą być automatycznie nadpisywane w celu wyeliminowania wszelkich śladów danych: po wydruku zadania lub po skasowaniu zadania z Katalogu Użytkownika.

5. AUTOMATYCZNE USUWANIE ZADAŃ

Gdy dokumenty są drukowane w firmie, wiele potencjalnie poufnych danych jest wysyłanych do drukarki i tymczasowo przechowywanych. Aby zapobiec dostępowi do takich danych, w bizhub SECURE można ustawić tryb automatycznego usuwania - jest to kolejny sposób zabezpieczenia krytycznych danych biznesowych w urządzeniu bizhub.
Spośród wszystkich zasobów firmy dane mają największą wartość – i jednocześnie są najbardziej podatne na zagrożenia. Zabezpieczenie tych zasobów jest jednak bardzo proste: bizhub SECURE chroni Twoje dokumenty, dane i informacje korporacyjne, a tym samym zapobiega potencjalnym szkodom dla finansów i reputacji Twojej firmy.

 





1 https://www.pwc.pl/pl/artykuly/2017/dokumentacja-rodo.html

ZNAJDŹ NAS: