Budowniczy robotów

Robotic Process Automation to dla wielu wciąż temat nowy i świeży. Pomimo tego, że sporo mówi się o RPA w prze¬strzeni medialnej oraz na konferencjach czy wydarzeniach branżowych, wciąż niewiele osób rozumie, czym tak napraw¬dę jest i jakie korzyści przynosi. O tym, jak rozumieć tę co¬raz szybciej rozwijającą się dziedzinę, rozmawiamy z Piotrem Kuljonem – członkiem zarządu Make It Right, polskiej firmy, która już od dekady buduje roboty.

2018-12-18 13:07:44

Jakie procesy najbardziej nadają się do digitalizacji?

RPA z zasady jest rozwiązaniem automaty­zacyjnym, po które sięgają korporacje i duże centra usług wspólnych przetwarzających wiele powtarzalnych procesów. W zależności od obsługiwanych procesów, funkcjonującej mozaiki systemów oraz działających zespo­łów ludzkich automatyzacja będzie wyglą­dała różnie. Nie ma procesów gorszych lub lepszych, jednak istnieje kilka podstawowych zasad, które należy znać, by dokonać udanej automatyzacji. Kluczowe w wyborze proce­sów do robotyzacji są: powtarzalność, stabil­ność oraz głęboki stopień digitalizacji.

Czy automatyzacja i robotyzacja to to samo?

Robotyzacja to pewien podzbiór większej ka­tegorii, jaką jest automatyzacja. Robotyzacja w ujęciu procesowym to naśladowanie pro­stych zachowań użytkownika. To zazwyczaj rozwiązania niskopoziomowe, jeśli chodzi o kwestie programowania czy stopień zło­żoności stosowanych działań, które można wdrożyć stosunkowo szybko i równie szybko uzyskać widoczne efekty, czy to finansowe, czy jakościowe. Robotyzacja najczęściej nie wiąże się również z ingerencją w istniejącą strukturę systemów IT i nie jest droga. Z kolei gdy mówimy o automatyzacji, w grę zaczyna­ją wchodzić bardziej skomplikowane termi­ny, takie jak systemy uczące się, inteligentna automatyzacja, rozwiązania kognitywne czy automatyzacja po stronie systemów IT czy infrastruktury, jednak są to zazwyczaj pro­jekty droższe, bardziej skomplikowane, a tym samym czasochłonne.

Kim jest operator i dlaczego RPA powinno wspierać jego pracę?

RPA to stosunkowo młoda dziedzina, przez co nadal cierpi na brak unormowanej no­menklatury. Dlatego ważne jest tworzenie wspólnego języka, który byłby w stanie uła­twić komunikację pomiędzy programistami i architektami rozwiązań a zamawiającymi, czyli osobami zarządzającymi procesami. Po­prawne zrozumienie zadań operatora pozwa­la lepiej obrazować, czym jest RPA i jak może wyglądać automatyzacja.

Operator to realna osoba, która zajmuje się przetwarzaniem procesów i wykonywaniem konkretnych zadań, takich jak choćby obsłu­ga stacji roboczej, w której przetwarzany jest np. złożony kilkustronicowy formularz nowe­go klienta. Codzienna praca operatora może polegać np. na żmudnym aktualizowaniu da­nych w systemie zarządzania klientami, na podstawie informacji czy danych pochodzą­cych chociażby z systemu finansowego.

Najprostszą formą wsparcia operatora jest stosowanie narzędzi typu „atenndend” po­legających na tym, że, trzymając się naszego przykładu, nasz robot na chwilę przejmuje pracę operatora, uzupełniając za niego auto­matycznie pola formularza. Jednak prawdzi­wa robotyzacja to dążenie do tego, aby mini­malizować manualną pracę ludzi i stosować rozwiązania typu „unattendent” działające w tle – bez udziału ludzi, a jedynie zarządza­na i dozorowana przez operatorów robo­tów. Dlaczego warto to robić? Bowiem coraz trudniej jest pozyskać ludzi do wykonywania stosunkowo prostej pracy. Wielu naszych klientów przyznaje, że ich pracownicy bardzo szybko wypalają się, wykonując zadania mało kreatywne, a dzięki naszym rozwiązaniom ich praca staje się przyjemniejsza i bardziej rozwojowa, przez co również działy HR mają o wiele łatwiejsze zadanie, jeśli chodzi o pozy­skiwanie nowych sił. To bardzo ważna korzyść robotyzacji, dotąd niedostrzegana, a która staje się coraz ważniejszym czynnikiem wpły­wającym na decyzję o wejściu w robotyzację.

Czy perspektywa mniejszej firmy jest ko­rzystna przy budowie robotów?

Pracując dla Hewlett Packard, miałem moż­liwość bardzo głębokiego poznania obszaru automatyzacji testów oprogramowania, które jest silnie związane z jego wytwarzaniem. Praca testera polega na sprawdzaniu, czy dane zmia­ny, jakie chcemy wprowadzić, nie zakłócą klu­czowych operacji biznesowych i pozwolą reali­zować nowe zadania i spełniać nowe założenia. Pamiętajmy, że w przypadku ogromnych i roz­budowanych systemów IT takie testy odbywają się na wielu płaszczyznach i gdyby każdą zmia­nę trzeba było testować manualnie, narażaliby­śmy się na duże ryzyko powstawania błędów i bardzo spowalnialibyśmy wdrażanie zmian.

Co ciekawe, doświadczenia zdobyte w tym obszarze oraz narzędzia, jakie stosuje się w testach, okazują się w większości pokrywać z tym, co wykorzystuje się do robotyzacji pro­cesów! Mając zatem doświadczenie w dużej korporacji, postanowiłem przejść do mniej­szej, bardziej elastycznej firmy, która z powo­dzeniem wdrażała usprawniania w dużych sy­stemach, m.in. w sektorze finansowym.

Make it Right to grupa ludzi, która ma ogrom­ne doświadczenie w branży fintechu oraz świetnie rozumie problematykę działów IT, a przy okazji perspektywę biznesową klien­tów. Nasz zespół robotyką zajmował się już dawno temu, kiedy jeszcze nie nazywało się to robotyzacją. Dziś mamy wielu klientów z bran­ży finansowej, produkcyjnej, i usługowej. Roz­wijamy własną platformę do automatyzacji i mamy duży zespół specjalistów. Stosujemy najlepsze praktyki i rozwiązania wypracowane w pracy ze światem IT, dzięki czemu możemy wdrażać roboty u naszych klientów w sposób optymalny kosztowo i operacyjnie.

Jak dalece automatyzacja ingeruje w sy­stemy IT?

Jedną z kluczowych cech robotyzacji jest to, że RPA nie ingeruje w istniejące systemy IT! To, co musimy zrobić, to zazwyczaj zdefinio­wać w nich nowych użytkowników i połączyć odpowiednie kroki procesu w działającą całość. Robotyzacja nie angażuje tak silnie działów IT, które zarządzają często bardzo rozbudowanymi i kosztownymi systemami, w których każda zmiana wiąże się z ogrom­nym nakładem sił i środków. Ważne jednak, by zrozumieć, że robotyzacja musi nastę­pować we współpracy z działem IT. Musi on zdawać sobie sprawę z mechanizmów, jakie wykorzystują roboty – bez tego każda zmiana w istniejącym systemie może doprowadzić do tego, że robot nie będzie działał poprawnie. Istotna jest zatem korelacja strategii roboty­zacji z działaniami strategicznymi działów IT. Musimy sobie zdawać sprawę, że często ro­botyzacja to usprawnienie lub ułatwienie, które nakładamy na stosunkowo skompliko­wane systemy IT. Nasze rozwiązania potrafią jednak funkcjonować poprawnie przez wiele lat dzięki wypracowanym praktykom zarzą­dzania zmianą robotów.

W Make it Right rozumiemy pełny kontekst robotyzacji i wiemy, w jaki sposób zarządzać zmianą, tak by roboty działały w sposób nie­przerwany mimo zmian w systemach IT. We­dług raportu firmy McKinsey brak wsparcia działów IT jest najczęstszą przyczyną niepo­wodzeń we wdrażaniu robotów. Robotyzacja nie powinna stawiać murów pomiędzy bi­znesem a działem IT, lecz wręcz przeciwnie: usprawniać i ułatwiać procesy, komunikację i elastyczność w prowadzeniu biznesu, co jest obecnie dzięki technologii jak najbardziej możliwe i w zasięgu ręki.

Jak wygląda koszt robota?

Większość business case`ów, jakie przepro­wadziliśmy z naszymi klientami, wskazuje na to, że budżet, który przeznacza się na robo­tyzację, stosunkowo łatwo zabezpiecza się przez zmniejszenie poziomu zatrudnienia, czyli obniżenie poziomu FTE. Robotyzacja wdrożona z sukcesem znacząco usprawnia działanie organizacji i pozwala także zwolnić cenne zasoby ludzkie, które można przesu­nąć w inne miejsca organizacji. Istnieją różne modele licencjonowania i finansowania robo­tów – najczęściej jest to opłata roczna. Moż­liwa jest też wycena pracy wykonanej przez robot albo przez czas jego działania, jednak te modele nie cieszą się popularnością, nie pozwalają bowiem na łatwe planowanie kosz­tów. Subskrypcja za robota to dziś koszt ok. 5-10 tys. euro, do czego dochodzą koszty jego budowy, które mogą się znacząco różnić w za­leżności od jego skomplikowania i wynosić kil­kukrotność rocznej subskrypcji działania.

Rozwiązania proste zastępują ok. 5-7 FTE, a dobrze rozwinięte roboty potrafią oszczędzić 10-15 FTE. Pamiętajmy jednak, że robotyzacja to strategia biznesowa, którą trzeba rozwijać i doskonalić. Ważne jest zatem, by zamawia­jący zrozumieli, że o ostatecznych kosztach decyduje to, na jakie technologie i dostawców się zdecydujemy, tak by nie stać się zakładni­kiem własnego wdrożonego rozwiązania RPA (tzw. Venodor lock-in). Kluczowym czynnikiem jest dostępność specjalistów na rynku pracy. A w związku z tym, że RPA jest dziedziną sto­sunkowo młodą, specjalistów z średnim i du­żym doświadczeniem praktycznie nie ma. Al­ternatywę stanowi wykorzystanie ekspertów z dziedziny automatyzacji testów, których już znacznie łatwiej zrekrutować, a często mamy ich we własnej firmie w działach zarządzania jakością aplikacji biznesowych.

Naszym celem jest szybkie tworzenie robo­tów, które współpracują z wieloma systema­mi, a czas i koszt wymagany do ich utrzymania jest zminimalizowany. Czasem bowiem auto­matyzuje się rozwiązania oparte na skompli­kowanych systemach SAP, a czasem na prost­szych: CRM czy ERP wykorzystujące inne technologie. Mamy wiedzę i doświadczenie ze wszystkich obszarów technologicznych, co pozwala nam szybko reagować na potrzeby klientów i znacząco obniżać koszty wdrożeń. To wielka zaleta wynikająca z doświadczenia i silnych kompetencji technologicznych.

 

Rozmawiał: Krzysztof Kogut

ZNAJDŹ NAS: